Mise en garde :
La banque de tâches et d’activités de maintenance proposée dans la plateforme Regisco a pour objectif de vous aider à structurer et à planifier l’entretien de votre immeuble. Bien qu’elle repose sur des bonnes pratiques reconnues et des recommandations générales, elle ne peut être considérée comme entièrement exhaustive ni parfaitement adaptée à toutes les particularités de chaque immeuble.
Nous vous recommandons fortement de valider les tâches et les fréquences proposées auprès de vos fournisseurs, sous-traitants spécialisés et autres intervenants qualifiés. Il est également de votre responsabilité de vous assurer que l’ensemble des interventions respectent les exigences réglementaires et normatives en vigueur.
Pour savoir comment ajouter vos propres tâches, ajuster les fréquences ou le contenu de la banque de tâches et d'activités de Regisco et découvrir les fonctionnalités avancées, veuillez vous référer à ce tutoriel : Gestion avancée des tâches (à venir)
Dans ce tutoriel, nous allons aborder les fonctionnalités de base suivantes :
Chaque composant est associé à une ou plusieurs activités d'inspection, d'entretien ou de réparation. Lorsque ce composant est ajouté, les activités associées sont ajoutées par défaut, à moins que vous ne décidiez du contraire.
Vous avez plusieurs options pour les consulter :
Consulter les activités associées à un composant :
1. À partir de l'onglet "Composants de l'immeuble", ouvrez la fiche d'information (parti de droite de l'écran) en cliquant sur le composant que vous souhaitez consulter.
2. Les tâches de ce composant sont visibles dans la section "Listes des tâches" située en bas de la fiche d'information.
3. Pour consulter la description et les paramètres d'une tache, cliquez simplement dessus, une fenêtre s'ouvrira.
Nous reviendrons plus bas sur le contenu de cette fenêtre : Consulter la description et les paramètres d'une tache
Consulter la liste des activités
Allez dans l'onglet "Tâches" pour consulter la liste des tâches de votre Syndicat.
Les activités sont organisées en section.
En cliquant sur les icônes 
ou 
il est possible d'afficher ou non une section.
Pour consulter la description et les paramètres d'une tache, cliquez simplement dessus, une fenêtre s'ouvrira.
Nous reviendrons plus bas sur le contenu de cette fenêtre : Consulter la description et les paramètres d'une tache.
Découvrir les différentes vues pour l'affichage des tâches
Plusieurs affichages sont disponibles dans l'onglet "Tâches" :
Consulter la liste des activités par échéance ou ordre de priorité :
Cette vue vous permet de voir facilement les taches qui nécessitent votre attention rapidement. Dans l'exemple ci-dessous apparaissent les tâches : "En retard". Le nombre situé à droite
indique le nombre de tâches de cette section.
Consulter la liste des activités par ordre de chronologique :
Cette vue permet de visualiser l'enchaînement des tâches dans le temps.
Consulter la liste des activités par responsable (forfait Optimisé ou Avancé) :
Disponible à partir des forfaits Optimisé ou Avancé, cette vue permet de classer les tâches par responsable sans avoir à utiliser les filtres.
Pour en savoir plus sur l'utilisation, allez à la section : Filtrer et exporter les activités.
Consulter le calendrier des activités :
En choisissant la vue "Calendrier", vous obtiendrez une vue mensuelle ou annuelle des différentes tâches. Vous pouvez ensuite sélectionner le mois et l'année que vous souhaitez afficher.
Personnaliser l'affichage des colonnes dans l'onglet
Vous pouvez choisir les informations à afficher dans la liste de tâches, selon vos besoins du moment. Vous pouvez ainsi obtenir une vue épurée ou, au contraire, très détaillée de vos tâches.
Dans l'en-tête de la liste, à l'extrémité droite de la barre de colonnes, cliquez sur l'icône
pour ouvrir le panneau de sélection.
À noter : la sélection des colonnes est prise en compte lors de l'exportation en PDF. Seules les colonnes activées apparaîtront dans le rapport exporté.
Filtrer et exporter les activités
Vous pouvez filtrer l'affichage des tâches. Plusieurs options sont disponibles :
Filtrer les taches complétées et non complétées :
Filtrer par échéances :
Filtrer par composants, type de tâches et responsable en cliquant sur
En cliquant sur 
, vous pouvez exporter la liste de tâches avec ou sans filtre.
Trois choix s'offrent à vous :
1 - Format CSV : Exporter la liste de tâches telle qu'affichée à l'écran en format Excel (CSV).
2 - Format liste : Exporter la liste de tâches telle qu'affichée à l'écran en format PDF.
3 - Format rapport : Exporter un rapport détaillé des interventions comprenant le nom, la description de chaque tâche, ainsi que les commentaires et documents ajoutés.
Lorsque celui-ci est prêt, une nouvelle fenêtre va apparaître à l'écran. Elle vous permettra de visualiser le rapport et choisir le format d'exportation.
Pour exporter en PDF, assurez-vous de sélectionner l'option "Fichier PDF". Les autres options peuvent rester par défaut.
Choisissez ensuite le dossier d'enregistrement de votre choix.
Consulter la description et les paramètres d'une tache
Pour consulter la description et les paramètres d'une tache, cliquez simplement sur le nom de celle-ci, une fenêtre d'information s'ouvrira à droite de votre écran.
Depuis cette fenêtre, vous pourrez désigner la personne responsable du suivi de la tâche (Assigné à) et la personne qui l’exécute réellement (Exécutant). Pour plus de détail, veuillez consulter ce tutoriel : Assigner un responsable à une tâche
Modifier l'échéance :
Cliquez sur le champ "Échéance" pour modifier l'échéance de la tâche.
Modifier la fréquence d'apparition des tâches :
Pour modifier la récurrence d'une tâche, assurez-vous que "Automatisation" est bien cochée, puis choisissez la fréquence désirée.
4. En cliquant sur , vous pouvez exporter une tâche en PDF ou vers un calendrier.
Ajouter un commentaire ou une anomalie à une tâche
Pour garder un historique de l'entretien réalisé sur les composants de votre bâtiment et tenir votre carnet d'entretien à jour, il est recommandé de documenter les constats, anomalies et interventions. Pour cela, nous avons mis à votre disposition une section dans laquelle vous pouvez laisser des commentaires et ajouter des anomalies qui pourraient nécessiter une action.
Ajouter un commentaire :
Pour cela, sélectionnez la tâche à documenter, puis descendez pour trouver la section "Commentaires".
Pour laisser un commentaire, cliquez simplement sur le champ de texte, entrez votre texte, puis cliquez sur le bouton 
pour publier votre commentaire.
Vous pouvez également ajouter des photos ou des documents en cliquant sur l'icône 
, ou créer une anomalie en cliquant sur l'icône 
(voir ci-dessous). Cliquez ensuite sur le bouton pour publier votre commentaire ou anomalie.
Créer une anomalie :
Pour créer une anomalie, allez dans la section commentaire et cliquez sur le bouton 
. Ajoutez un titre, une description et les documents appropriés, puis cliquez sur .
Une fois créée, l'anomalie apparaîtra en jaune pour être facilement visible.
En cliquant sur 
, vous pouvez modifier ou supprimer votre commentaire et/ou lier une anomalie à une nouvelle tache ou une tache existante.
Pour aller plus loin :
Pour les fonctions avancées : Pour aller plus loin - Guides intermédiaires et avancés
Ajouter un document à une tâche
Pour ajouter un document, cliquez sur le bouton 
.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez déposer/glisser un nouveau document depuis votre ordinateur dans l'encadré du haut OU faire une recherche par nom de document dans le champ de recherche, situé juste en dessous, pour sélectionner un document qui a déjà été ajouté sur la plateforme et qui se trouve dans un des dossiers de l'onglet "Documents".
Pour en savoir plus, consultez le tutoriel suivant : Enregistrer et gérer les documents de votre Syndicat.
Créer une nouvelle tâche
Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle tâche, voici les principales :
Depuis l'onglet "Tâches" en cliquant sur le bouton
situé à droite de votre écran.
Depuis l'onglet "Composants de l'immeuble" en cliquant sur le bouton
situé dans la section "Liste des tâches" de la fenêtre d'information de droite de chaque composant.
Une fois que vous avez cliqué sur un des boutons, la fenêtre "Ajouter une tâche" s'ouvre, vous pouvez remplir les différents champs, puis cliquer sur le bouton 
situé en bas à droite de la fenêtre pour sauvegarder.
Marquer une tâche comme complétée ou supprimer une tâche
Vous avez enfin la possibilité de marquer une tâche comme étant complétée ou de la supprimer.
À partir de la fenêtre de paramètre d'une tâche, vous trouverez les boutons tout en haut de la fenêtre.
2. Vous pouvez également compléter une tâche depuis la liste de tâches en cliquant sur l'icône 
3. Après avoir cliquez sur le bouton 
ou l'icône , une fenêtre s'affichera pour vous permettre d'indiquer la date de complétion, le coût (optionnel) et, en fonction de votre forfait, un responsable (forfait Optimisé ou Avancé seulement). Cliquez ensuite sur le bouton vert pour valider.
Pour en savoir plus sur la gestion avancée des tâches et des documents