Mise en garde :
La banque de tâches et d’activités de maintenance proposée dans la plateforme Regisco a pour objectif de vous aider à structurer et à planifier l’entretien de votre immeuble. Bien qu’elle repose sur des bonnes pratiques reconnues et des recommandations générales, elle ne peut être considérée comme entièrement exhaustive ni parfaitement adaptée à toutes les particularités de chaque immeuble.
Nous vous recommandons fortement de valider les tâches et les fréquences proposées auprès de vos fournisseurs, sous-traitants spécialisés et autres intervenants qualifiés. Il est également de votre responsabilité de vous assurer que l’ensemble des interventions respectent les exigences réglementaires et normatives en vigueur.
Pour savoir comment ajouter vos propres tâches, ajuster les fréquences ou le contenu de la banque de tâches et d'activités de Regisco et découvrir les fonctionnalités avancées, veuillez vous référer à ce tutoriel : Gestion avancée des tâches (à venir)
Dans ce tutoriel, nous allons aborder les fonctionnalités de base suivantes :
Chaque composant est associé à une ou plusieurs activités d'inspection, d'entretien ou de réparation. Lorsque ce composant est ajouté, les activités associées sont ajoutées par défaut, à moins que vous ne décidiez du contraire.
Vous avez plusieurs options pour les consulter :
Consulter les activités associées à un composant :
1. À partir de l'onglet "Composants de l'immeuble", ouvrez la fiche d'information (partie de droite de l'écran) en cliquant sur le composant que vous souhaitez consulter.
2. Les tâches de ce composant sont visibles dans la section "Listes des tâches" située en bas de la fiche d'information.
3. Pour consulter la description et les paramètres d'une tache, cliquez simplement dessus, une fenêtre s'ouvrira.
Nous reviendrons plus bas sur le contenu de cette fenêtre : Consulter la description et les paramètres d'une tache
Consulter la liste des activités
Allez dans l'onglet "Tâches" pour consulter la liste des tâches de votre Syndicat.
Les activités sont organisées en section.
En cliquant sur les icônes 
ou 
il est possible d'afficher ou non une section.
Pour consulter la description et les paramètres d'une tache, cliquez simplement dessus, une fenêtre s'ouvrira.
Nous reviendrons plus bas sur le contenu de cette fenêtre : Consulter la description et les paramètres d'une tache.
Découvrir les différentes vues pour l'affichage des tâches
Plusieurs affichages sont disponibles :
Consulter la liste des activités par échéance ou ordre de priorité :
Cette vue vous permet de voir facilement les taches qui nécessitent votre attention rapidement. Dans l'exemple ci-dessous apparaissent les tâches : "En retard". Le nombre situé à droite
indique le nombre de tâches de cette section.
Consulter la liste des activités par ordre de chronologique :
Cette vue permet de visualiser l'enchainement des tâches dans le temps.
Consulter la liste des activités par responsable (forfait Optimisé ou Avancé) :
Disponible à partir des forfaits Optimisé ou Avancé, cette vue permet de classer les tâches par responsable sans avoir a utiliser les filtres.
Pour en savoir plus sur l'utilisation, allez à la section : Filtrer et exporter les activités.
Consulter le calendrier des activités :
En choisissant la vue "Calendrier", vous obtiendrez une vue mensuelle ou annuelle des différentes tâches. Vous pouvez ensuite sélectionner le mois et l'année que vous souhaitez afficher.
Filtrer et exporter les activités
Vous pouvez filtrer l'affichage des tâches. Plusieurs options sont disponibles :
Filtrer les taches complétées et non complétées :
Filtrer par échéances :
Filtrer par composants, type de tâches et responsable en cliquant sur
En cliquant sur 
, vous pouvez exporter la liste de tâches avec ou sans filtre.
3 choix s'offrent à vous :
1 - Exporter la liste de tâches tel qu'affichée à l'écran en format Excel (CSV).
2 - Exporter la liste de tâches tel qu'affichée à l'écran en format PDF.
3 - Exporter un rapport détaillé des interventions comprenant le nom, la description de chaque tâche, ainsi que les commentaires et documents ajoutés.
Consulter la description et les paramètres d'une tache
1. Pour consulter la description et les paramètres d'une tache, cliquez simplement dessus, une fenêtre s'ouvrira.
Depuis cette fenêtre, vous pourrez ajouter une responsable. Pour plus de détail, veuillez consulter ce tutoriel : Gérer les prestataires de votre syndicat.
2. Modifier l'échéance de la tâche.
3. Modifier la récurrence de la tâche, assurez-vous que "Automatisation" soit bien coché, puis choisissez la fréquence désirée.
4. En cliquant sur , vous pouvez exporter une tâche en PDF ou vers un calendrier.
Ajouter un commentaire, un document ou une anomalie à une tâche
Pour garder un historique de l'entretien réalisé sur les composants de votre bâtiment et tenir votre carnet d'entretien à jour, il est recommandé de documenter les constats, anomalies et interventions. Pour cela, nous avons mis à votre disposition une section dans laquelle vous pouvez laisser des commentaires et ajouter des anomalies qui pourraient nécessiter une action.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche à documenter, puis descendez pour trouver la section "Commentaires".
2. Pour laisser un commentaire, cliquez simplement sur le champ de texte, entrez votre texte puis cliquez sur le bouton 
pour publier votre commentaire.
3. Vous pouvez également ajouter des photos ou des documents en cliquant sur l'icône 
, ou créer une anomalie en cliquant sur l'icône 
(voir ci-dessous). Cliquez ensuite sur le bouton pour publier votre commentaire ou anomalie.
4. Vous pouvez également ajouter des documents grâce au bouton 
. Cela vous permettra de choisir parmi les documents que vous avez déjà ajoutés dans l'onglet "Documents" sur votre plateforme Regisco.
Pour découvrir comment ajouter des documents dans l'onglet "Documents", consultez cette section : Enregistrer et gérer les documents de votre Syndicat
5. Pour créer une anomalie, allez dans la section commentaire et cliquez sur le bouton 
. Ajoutez un titre, une description et les documents appropriés, puis cliquez sur .
Une fois créée, l'anomalie apparaitra en jaune pour être facilement visible.
5. En cliquant sur 
, vous pouvez modifier ou supprimer votre commentaire et/ou lier une anomalie à une nouvelle tache ou une tache existante.
Pour aller plus loin :
Pour les fonctions avancées : Pour aller plus loin - Guides intermédiaires et avancés
Marquer une tâche comme complétée ou supprimer une tâche
Vous avez enfin la possibilité de marquer une tâche comme étant complétée ou de la supprimer.
À partir de la fenêtre de paramètre d'une tâche, vous trouverez les boutons tout en haut de la fenêtre.
2. Vous pouvez également compléter une tâche depuis la liste de tâches en cliquant sur l'icône 
3. Après avoir cliquez sur le bouton 
ou l'icône , une fenêtre s'affichera pour vous permettre d'indiquer la date de complétion, le coût (optionnel) et, en fonction de votre forfait, un responsable (forfait Optimisé ou Avancé seulement). Cliquez ensuite sur le bouton vert pour valider.
Pour en savoir plus sur la gestion avancée des tâches et des documents