Les tâches sont des actions qui doivent être planifiées dans le temps. Que ce soit pour réaliser des travaux, renouveler des contrats ou planifier des rencontres, il est important de faire le suivi des tâches afin d'améliorer les processus internes et conserver un historique des opérations. Voici un guide qui vous permettra de mieux comprendre la fonctionnalité des tâches dans la plateforme Regisco.
Comment consulter une tâche
Bien qu'il soit possible d'apercevoir des tâches dans le Tableau de bord, les Composants d'immeuble et les Contrats, c'est dans la fonctionnalité Tâches que vous retrouverez l'ensemble de celles-ci. La liste des tâches peut être visualisée sous forme de liste ou de calendrier. Dans la liste des tâches, il est possible de rechercher une tâche à l'aide des filtres ou à l'aide de la barre de recherche, tandis que le calendrier offre une navigation en fonction des mois et des années.
Comment créer une tâche
La création d'une tâche peut être accomplie à plusieurs endroits dans la plateforme. Pour créer une tâche, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter et de répondre au formulaire de données. Considérant qu'une tâche peut être simple, comme très complexe, nous avons mis à la disposition du client une série de champs de données optionnelles qui donne la liberté à l'utilisateur de remplir ce qu'il veut en fonction de la complexité qu'il souhaite donner à la tâche. Voici un résumé des champs de données disponibles :
Titre
Le titre est le nom de la tâche. Il s’agit du seul champ de donnée obligatoire.
Astuce : On doit être en mesure de comprendre la tâche simplement en lisant le titre de la tâche. Ceci aidera à retrouver une tâche rapidement.
Responsable
Le responsable est celui qui est chargé de la tâche. Il peut s’agir d’un administrateur, d’un gestionnaire ou d’une entreprise externe.
Échéance
La date d’échéance est la date à laquelle on peut s’attendre à ce que la tâche soit complétée.
Composants reliés
Les composants reliés permettent de relier la tâche à un des composants de l’immeuble. Par ce lien, il est possible de voir la tâche à même la fiche du composant de l’immeuble.
Type de tâche
Le type de tâche permet d’identifier un des trois types de travaux en copropriété, c'est-à-dire les inspections, les entretiens et les travaux majeurs.
Description
La description permet de détailler de long en large la tâche et les actions à entreprendre.
Automatisation
Les automatisations permettent de recréer automatiquement une tâche après une période donnée. C’est la fréquence d’intervention qui dicte à quel moment la tâche sera recréé. De plus, lorsqu'une tâche est complétée, elle est remise automatiquement au premier jour du mois. Par exemple, si l'automatisation est à tous les ans et qu'une tâche est complétée le 21 janvier 2021, la tâche sera recréée automatiquement le 1er janvier 2022.
Astuce : Lorsque vous sélectionnez une fréquence d’intervention, vous pouvez consulter le fonctionnement de l’automatisation à même le formulaire de la tâche.
Comment modifier une tâche
Une tâche peut être modifiée à n'importe quel moment après sa création, même après qu'elle eu été complétée. Lorsqu'une tâche est complétée, il est également possible de modifier la date de complétion, mais il est n'est toutefois plus possible de lui assigner une automatisation.
Note : La date de complétion représente la date exacte à laquelle la tâche a été complétée, comparativement à l'échéance qui représente la date à laquelle on souhaites que la tâche soit complétée.